El documento de Soporte de Pago de Nómina Electrónica es una herramienta fundamental para las empresas en Colombia. Este comprobante respalda los costos y deducciones relacionados con el impuesto sobre la renta y complementarios, así como los impuestos descontables del IVA cuando corresponda. Se genera a partir de los pagos o abonos en cuenta derivados de relaciones laborales, pensiones u otras obligaciones legales y reglamentarias.

Es crucial que este documento se genere y transmita para su validación por parte de la DIAN. Es necesario emitir un comprobante por cada beneficiario de los pagos realizados por el empleador, quien requiere este respaldo de costos, gastos y deducciones.

Sin embargo, el incumplimiento en la elaboración, emisión oportuna y correcta de estos comprobantes puede tener consecuencias negativas para las empresas. En primer lugar, los pagos realizados durante el año, derivados de relaciones laborales, legales o reglamentarias, no serán deducibles del impuesto sobre la renta si no se cuenta con el Soporte de Pago de Nómina Electrónica. Esto resulta en un mayor pago de impuesto de renta, lo cual afecta la rentabilidad y el flujo de efectivo de la empresa.

Además, el no cumplir con esta exigencia establecida por la Resolución 000013 de 2021 puede dar lugar a sanciones. Estas sanciones se aplicarán en casos donde no se reporte la nómina electrónica o cuando se presente con errores. Es importante resaltar que estas sanciones pueden tener un impacto económico significativo y afectar la reputación de la empresa.

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Los intereses de las cesantías deben ser pagados de forma obligatoria a más tardar el 31 de enero de 2023 por los empleadores a aquellos trabajadores que cuenten con un contrato del cual se derive un pago de nómina, independientemente que sea a  término fijo o indefinido. 

A continuación te explicamos cómo calcular este monto:

Interés de cesantías=  No. de días laborados X 0.12 X Cesantías totales por los días trabajados

                                                                            360 días

Se debe tener en cuenta que estos intereses deben ser pagados directamente a los trabajadores antes del 31 de enero de cada año ó en la fecha de retiro del trabajador.

Por consiguiente, se toma el saldo acumulado que el trabajador tenga por concepto de cesantías a esa fecha, y se le aplica el 12%, recordando que, si ese saldo acumulado no corresponde al año completo, ya sea porque inició contrato en el transcurso del año, o porque terminó el contrato antes de finalizar el año, se determina la respectiva proporción.

También es importante aclarar que este pago no aplica para quienes cuentan con un salario integral o trabajan bajo la modalidad de prestación de servicios

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Lo que debe saber sobre el Concepto Unificado DIAN 0106 del 19 de agosto del 2022, en el cual tocamos 8 puntos importantes a tener en cuenta a nivel empresarial y contable.

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La nota de ajuste es el mecanismo de anulación o corrección del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura electrónica.

De acuerdo al artículo 5 de la Resolución 000167 de Diciembre 2021, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones para la generación de Notas de ajuste del Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no facturadores:

1. Debe estar identificado expresamente como Nota de Ajuste documento soporte en adquisiciones efectuadas a no facturadores
2. La fecha de generación de la nota de ajuste no debe exceder el término de firmeza de las declaraciones en las que se aplicará el costo, deducción o impuesto descontable.
3. No se deben generar notas de ajustes para realizar ajustes a otra nota existente.
4. Las notas de ajustes deben llevar un consecutivo que gestione internamente el que genera la factura es decir, para este documento no se debe solicitar numeración a la DIAN
5. Debe llevar los datos del documento soporte al cual está afectando, entre esos datos debe estar el CUDS

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El documento soporte a adquisiciones a no obligados a facturar electrónicamente, es el documento que se usa para acreditar la compra de un bien o servicio. Debe generarlo el comprador cuando el proveedor no está obligado a expedir factura electrónica o documento equivalente

De acuerdo al artículo 4 de la Resolución 000167, el Documento soporte a adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar debe contener la siguiente información:

1. Estar identificado como Documento soporte a adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar
2. Tener la fecha de operación, la cual debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Incluir datos del vendedor y del adquiriente del bien o servicio
4. Incluir consecutivo autorizado por la DIAN
5. Descripción del bien o servicio
6. Total de la operación
7. Firma del que genera el documento
8. CUDS o Código único de documento soporte
9. Utilizar el formato XML reglamentado

Para más información te invitamos a ver nuestro Webinar: Documento Soporte Electrónico-Marco Legal, en nuestro Canal de YouTube.

Somos The Factory HKA Colombia, especialistas en Soluciones Fiscales. Si deseas más información sobre nuestra solución para Documento Soporte Electrónico en adquisiciones a no obligados a facturar electrónicamente puedes comunicarte a través de nuestros correos electrónicos: contacto_co@thefactoryhka.com o ventas_co@thefactoryhka.com

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La Resolución 000167, expedida por la DIAN en diciembre del 2021, sobre Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente cuenta con varios puntos claves que se deben tener en cuenta:

1. El documento o nota de ajuste debe contar con un CUDS: Código único documento soporte. Es un código alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca dicho documento. (artículo 1)
2. Las notas de ajuste deben ser usadas para la anulación o corrección del documento soporte en adquisiciones efectuadas a no facturadores.(artículo 1)
3. La DIAN realiza un proceso de validación del documento en donde se verifica que cumpla con las condiciones exigidas por la norma.
4. La generación y transmisión del documento soporte, puede realizarse uno a uno o de forma acumulada para un mismo proveedor (artículo 2)
5. Los sujetos que se encuentren habilitados como facturadores electrónicos, tendrán la opción de convalidar la información registrada en el proceso de habilitación (artículo 7)

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De acuerdo a la Resolución 00042 de mayo 2020, se tiene que los siguientes sujetos están:

Obligados a facturar electrónicamente

1. Responsables de IVA
2. Responsables del impuesto al consumo
3. Comerciantes, profesionales libres, ganaderos, agricultores
4. Comerciantes, importadores, prestadores de servicio
5. Tipógrafos y Litógrafos no responsables de IVA
6. Contribuyentes Régimen SIMPLE
7. Distribuidores Minoristas de Combustibles
8. Voluntarios Resolución 000042

No obligados a facturar electrónicamente

1. Bancos
2. Cooperativas no están obligados a expedir por las actividades asociadas a las operaciones financieras
3. Personas naturales no responsables de IVA, es decir aquellas que cumplen con la totalidad de los puntos establecidos en el Estatuto Tributario: Art 437 Parágrafo 3
4. Persona Natural no responsable de impoconsumo, es decir aquellas que cumplen con la totalidad de los puntos establecidos en el Estatuto Tributario: Art 512-13
5. Personas Jurídicas o Naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajero
6. Los empleados y pensionados siempre y cuando el 80% de sus ingresos provengan de la relación laboral

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El uso del correo electrónico para la recepción de documentos electrónicos con validación previa, se describe en la Resolución 000012 de febrero de 2021 (Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta-Versión 1.8). Una de las consideraciones más relevantes es que este correo electrónico es diligenciado de forma obligatoria en el Portal de Habilitación de la DIAN al momento de realizar el proceso de habilitación para factura electrónica.

A continuación se enumeran las características con las que debe cumplir la estructura del correo donde es enviado el documento electrónico, según el tipo de documento:

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En la Resolución 000510 del 30 de marzo del 2022 del Ministerio de Salud y Protección Social, se adoptan cambios adicionales para la generación de la factura electrónica de venta en el sector salud y se amplía el plazo para el procedimiento para su generación y radicación.

De acuerdo a la Resolución N° 510 del Ministerio de Salud y Protección Social la fecha de obligatoriedad de la factura del sector salud quedó aplazada hasta el 1 de enero del año 2023, disponiendo estas entidades hasta esa fecha para realizar la adecuación de sus sistemas de información al cumplimiento de lo previsto en la presente resolución.

Es importante mencionar que The Factory HKA Colombia cuenta con la solución para este sector en específico. Cumplimos a cabalidad con el anexo técnico, términos y condiciones dispuesto para este tipo de factura de venta, de esta manera logramos ofrecer a nuestros clientes un servicio óptimo y actualizado.

Estamos comprometidos con la continuidad de su operación y nuestra misión es mantenerlos informados y actualizados. Somos The Factory HKA Colombia, especialistas en soluciones con fines fiscales. 

Si desea conocer más sobre nuestra solución para Factura Electrónica Sector Salud, contáctenos a través de nuestros números masters: +57 (601) 746 08 12 / +57 (601) 508 48 68 + Opción 1 y le brindaremos toda la información.

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El 29 de Abril de 2022 se publica la Resolución DIAN 000488 la cual modifica el artículo 6 de la Resolución DIAN 000167, donde se define la fecha máxima para la implementación de generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta. La anterior se modifica de la siguiente forma:

“deberá implementarse por parte de los sujetos de que trata el artículo 3 de la presente resolución, a más tardar el primero (01) de agosto de 2022.” (Resolución DIAN 000488, Artículo 2)

Es importante tener en cuenta que los sujetos a los que se hace referencia en el artículo 3 de la Resolución DIAN 000167 son aquellos obligados a generar de forma electrónica y transmitir para validación el documento soporte a adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta:

“son los adquirientes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y los responsables del impuesto sobre las ventas-IVA, que realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas-IVA.” (Resolución DIAN 000167, Artículo 3)

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