En un entorno como el actual, el uso de soluciones digitales en los entornos corporativos es esencial, para una mayor y mejor fluidez de los procesos. En este sentido, la nómina electrónica es un claro ejemplo de ello.

Este documento electrónico beneficia la dinámica u operatividad del área de talento humano, específicamente, el departamento de contabilidad (nómina) de las pymes, medianas y grandes empresas de todos los sectores.

Razón por la cual, en The Factory HKA hemos preparado este contenido para que tengas mayor claridad sobre las ventajas de implementar la nómina electrónica en tu empresa.

Nómina electrónica ¡Optimiza tu proceso!

Implementar la nómina electrónica en tu empresa para dar cumplimiento a la resolución nómina electrónica 13 de 2021, permite estandarizar el proceso interno de tu empresa, ofreciéndote varias ventajas. ¡Continúa leyendo y conócelas!

Automatización del proceso de nómina

La aplicación de la tecnología en la automatización de la nómina de tu empresa te brinda un mayor control para monitorear toda la operación o proceso de liquidación o pago de nómina.

En tal sentido, el software nómina electrónica te permite liquidar, generar el comprobante de pago de nómina de cada empleado, obtener reportes en tiempo real, realizar actualizaciones automáticas, etc.

De tal forma que esta primera ventaja referente a la automatización del proceso te ayuda a optimizar el tiempo del área de nómina, mejorando su nivel de productividad, debido a:

• El documento de nómina electrónica se envía digitalmente a la DIAN.
• La información queda guardada automáticamente en la nube.
• Mejora la gestión documental del envío del desprendible de pago a tus empleados se realiza desde el software nómina.

Por otra parte, la automatización del proceso de nómina te permite reducir costos debido a que haces menos uso del papel, ya que los datos son guardados digitalmente y por ende tus costos de impresión (tinta, tóner, etc.) son menores.

Mayor seguridad en la protección de datos

La nómina electrónica incrementa la seguridad en el manejo de los datos, disminuyendo significativamente el riesgo de daños o pérdida de la información, debido a:

• Se utilizan programas informáticos especializados para generar la nómina.
• Es un documento electrónico que requiere de la firma digital de la persona jurídica o natural que la emitió, lo cual garantiza la integridad del documento, es decir que la información no ha sido alterada o modificada después de firmada.
• Puedes sacar copias de seguridad.
• Los datos son almacenados en la nube.

Disponibilidad de la información

La nómina electrónica te ofrece fácil acceso a la información en cualquier momento, para que puedas descargarla de manera inmediata o realizar las revisiones y los análisis que requieras.

El acceso a tu nómina electrónica es rápido, ya que lo haces desde internet, utilizando varios dispositivos (computador, laptop, tablet o smartphone), reduciendo el tiempo de consulta, puesto que no hay necesidad de recurrir a los archivos impresos o de excel.

En este sentido, con el software de nómina electrónica tienes disponibilidad inmediata de la información relacionada con las estadísticas de horas extras, valor total de nómina, cuál es el salario devengado por empleado, entre otros.

Disminución errores en el pago nómina

Al tramitar la nómina de manera electrónica, logras reducir los errores que se puedan presentar en su elaboración, toda vez que el software de nómina electrónica te permite tener una visión general de la misma, con lo cual logras detectar las inconsistencias oportunamente.

Esto a su vez permite que la información que transmitas a la DIAN sea correcta y por lo tanto, no haya rechazos por errores en tu nómina electrónica DIAN.

Beneficios fiscales y contables

El documento soporte de pago de nómina electrónica se constituye en un documento de validez fiscal y en consecuencia:

• Puede ser utilizado como soporte de costos y deducciones para la declaración de renta.
• Se desmaterializa los comprobantes fiscales, es decir no es necesario archivar físicamente la nómina, dado que al ser un documento digital se facilita su consulta.
• Puedes acceder a servicios electrónicos como: devoluciones automáticas
  y declaraciones sugeridas.
• Te permite mantener la información referente a costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN, debidamente actualizada.

The Factory HKA ¡Tu opción confiable en nómina electrónica!

The Factory HKA somos proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, lo que nos permite ofrecerte acompañamiento especializado en tus requerimientos de nómina electrónica.

Nuestro software de nómina cuenta con altos estándares de seguridad y además estamos certificados en la norma ISO 27001, mediante la cual se acreditan los sistemas de gestión de seguridad y calidad de la información.

Asimismo, te ofrecemos planes integrales, para que tengas a tu disposición nuestra suite de soluciones fiscales, lo que nos permite resolver de manera efectiva tus necesidades:

• Consultar nóminas de periodos anteriores.
• Generar comprobantes de nómina.
• Reenvío de correo electrónico al trabajador.
• Mantener listado actualizado de los trabajadores de su nómina.
• Descargas de documentos electrónicos.

Todo lo anterior, nos hace una opción confiable y excelente en materia de nómina electrónica, ayudándote a cumplir con la normativa de la DIAN y evitándote sanciones fiscales.

Conclusión

La nómina electrónica ofrece varias ventajas a las empresas, ya que les brinda la posibilidad de automatizar el proceso de liquidación y pago de nómina, mejorando la seguridad en el manejo de los datos y ofreciendo rapidez en el acceso a la información.

Además, el comprobante de soporte de pago de nómina puede ser utilizado como soporte de gastos para los costos y deducciones en la declaración de renta.

En The Factory HKA te ayudamos a optimizar tu proceso de nómina, poniendo a tu disposición nuestra plataforma para solucionar de manera personalizada y oportuna tus necesidades. ¡Contáctanos!

Preguntas frecuentes

¿Qué beneficios tiene la nómina electrónica?

El documento se genera y se envía electrónicamente, lo que simplifica el proceso de nómina, ahorrando tiempo y aumentando la productividad de la empresa.

¿Cuál es el objetivo de la nómina electrónica?

El documento soporte de pago de nómina electrónica se constituye en un soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA, cuando aplique.

¿Qué efectos legales tiene la nómina electrónica?

La nómina electrónica tiene validez fiscal y los mismos efectos legales que la nómina convencional, ya que representa los valores devengados por el trabajador, deducciones realizadas al salario bruto y demás conceptos adicionales.

El cargo Nómina electrónica ¡Ventajas para tu empresa! apareció primero en The Factory HKA Colombia.

El software de nómina electrónica es una herramienta que te permite gestionar de manera eficiente el proceso de pago de nómina y a la vez te ayuda a generar y transmitir la nómina electrónica a la DIAN.

Razón por la cual es fundamental que conozcas en qué consiste, su importancia, cada cuánto emitirla, quienes están obligados, sanciones por no emitirla, etc. ¡Quédate con nosotros y continúa leyendo!

¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica es un documento tributario, ya que se constituye en la versión digital de la nómina tradicional, y por lo tanto es un documento digital o electrónico que se transmite a la DIAN en formato XML.

En tal sentido, te permite reportar a la DIAN las operaciones de pagos de nómina, mediante el documento soporte de pago de nómina electrónica, el cual refleja los pagos devengados, deducciones y el neto a pagar.

Normativa: Resolución nómina electrónica 2021

La resolución 13 del 11 de febrero del 2021 es la normativa por medio de la cual se implementa en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el respectivo anexo técnico para este documento.

Asimismo, esta resolución nómina electrónica 2021 establece que todas las empresas están obligadas a emitir y transmitir este documento a la DIAN, para su respectiva validación.

Nómina electrónica y su importancia fiscal

La importancia fiscal de la nómina electrónica radica en que es un documento electrónico aceptado fiscalmente como soporte de costos, deducciones y gastos, para el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

En este sentido, te permite soportar:

• Los costos y deducciones en la declaración de renta de los contribuyentes responsables del impuesto de renta y complementarios.
• Los impuestos descontables del IVA (impuesto sobre las ventas), cuando aplique.

Cada cuanto emitir el soporte de pago de nómina electrónica

La periodicidad con que debes generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica es la siguiente:

• Cada cuánto: mensual.
• Cuando: dentro de los primeros 10 días del mes siguiente al que se efectuó el pago de nómina.

Nómina electrónica ¿Quiénes están obligados a emitirla?

De acuerdo con el artículo 4o. de la resolución 13, los sujetos obligados a emitir el documento de nómina electrónica son todos aquellos contribuyentes que necesitan este documento como soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA, cuando aplique.

Pero ¿Qué quiere decir esto?

Pues bien, el sujeto obligado (empleador) a generar y transmitir este documento electrónico a la DIAN, es el que está vinculado a la existencia de una relación laboral, pensional o legal y reglamentaria, que implica la realización de:

• Pagos o abonos a cuentas, relacionados con la nómina.
• Pagos a los pensionados que están a cargo del empleador.

En tal sentido, el sujeto obligado es el que requiere el documento de nómina electrónica como soporte fiscal de los costos y deducciones.

¿Quiénes no están obligados a emitir nómina electrónica?

Los casos que no están obligados a emitir nómina electrónica son:

• Las personas jurídicas que no son declarantes: de renta, de ingreso y patrimonio.
• Las personas naturales o jurídicas pertenecientes al régimen simple.
• Las personas naturales del régimen ordinario del impuesto de renta que, aunque tienen empleados, a fin de año no quedan obligadas a declarar renta.

Nómina electrónica ¡Conceptos claves a incluir!

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe tener la información o conceptos complementarios requeridos para la validación que realiza la DIAN. A continuación, destacamos tres de estos conceptos:

• Valores devengados de nómina: comprende los conceptos que han sido reconocidos al trabajador por la prestación de servicios al empleador, es decir los ingresos de nómina del beneficiario del pago que en este caso es el empleado.A continuación, mencionamos algunos de estos conceptos:Sueldo, bonificaciones, horas extras, primas, cesantía, provisión de vacaciones, etc.
• Valores deducidos de nómina: hacen referencia a los valores descontados del pago de nómina: aportes de salud, de pensión, abono a préstamos, etc.
• Valor total diferencia: este valor se obtiene del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.

Sanciones por no emitir y enviar nómina electrónica DIAN

El incumplimiento en la emisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica DIAN, ocasionará que dichos pagos no sean deducibles del impuesto sobre la renta, generando un aumento en el monto a pagar de dicho impuesto, lo que puede afectar el flujo de efectivo de tu empresa.

Además, la DIAN podría aplicar una multa, sanción o recargo de hasta 15.000 UVT (unidad de valor tributario).

En lo que respecta a las sanciones, estás se aplicarán de la siguiente forma:

• Omitir su realización: sanción del 5% del valor de la nómina.
• Realizarla con datos erróneos: sanción del 4%.
• Emitirla extemporáneamente (fuera de los períodos establecidos): sanción del 3%

The Factory HKA ¿Cómo ayuda a tu empresa?

En The Factory HKA somos una empresa autorizada por la DIAN como proveedor tecnológico, por lo que ponemos a tu disposición nuestro portal web para generar y transmitir tu nómina electrónica a la DIAN.

Te ofrecemos un sistema seguro y fácil de implementar que cuenta con las mejores funcionalidades para que realices todas las configuraciones que tu empresa requiera e incorpores los datos para generar la liquidación de tu nómina electrónica.

Nuestros servicios nómina electrónica

Nuestro software te ayuda a generar y transmitir de manera ágil tu documento electrónico, soportando eficazmente todo tu proceso de nómina, para lo cual te ofrece excelentes funcionalidades como son:

• Tool HKA: Tool automático de habilitación para nómina electrónica, el cual te permitirá superar el set de pruebas con envío de los documentos requeridos para habilitarse ante la DIAN.
• Generar comprobantes de nómina.
• Reenvío de correo electrónico al trabajador.
• Mantener un listado de los trabajadores de tu nómina.
• Consultar nóminas generadas.
• Descargas varias (XML y PDF representación gráfica del comprobante de nómina)

Si necesitas emitir la nómina electrónica, The Factory HKA somos especialistas en soluciones fiscales y por lo tanto, somos ¡Tu mejor opción!

Conclusión

La nómina electrónica es un documento electrónico tributario que refleja las operaciones de pagos de nómina de tu empresa. De tal forma que este documento digital se constituye en un soporte fiscal para costos y deducciones en las declaraciones tributarias.

Es importante que cumplas con lo estipulado en la resolución 13 de 2021, en cuanto a la emisión oportuna y correcta de tu nómina electrónica, para evitar sanciones monetarias que afecten a tu empresa.

En The Factory HKA te brindamos acompañamiento especializado y personalizado a los requerimientos de tu compañía o emprendimiento ¡Contáctanos!

Preguntas frecuentes

¿Quién está obligado a presentar nómina electrónica?

Están obligados aquellos contribuyentes que necesitan este documento electrónico, como soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA, cuando aplique.

¿Qué se debe reportar mensualmente en la nómina electrónica?

Se debe reportar los pagos devengados, el valor de las deducciones, el saldo total y demás conceptos complementarios estipulados en la resolución 13 del 11 de febrero del 2021.

¿Cuándo presentar nómina electrónica?

Debe presentarse ante la DIAN mensualmente dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al que se efectuó el pago.

El cargo Nómina electrónica para tu empresa ¡Lo que necesitas saber! apareció primero en The Factory HKA Colombia.

El documento de Soporte de Pago de Nómina Electrónica es una herramienta fundamental para las empresas en Colombia. Este comprobante respalda los costos y deducciones relacionados con el impuesto sobre la renta y complementarios, así como los impuestos descontables del IVA cuando corresponda. Se genera a partir de los pagos o abonos en cuenta derivados de relaciones laborales, pensiones u otras obligaciones legales y reglamentarias.

Es crucial que este documento se genere y transmita para su validación por parte de la DIAN. Es necesario emitir un comprobante por cada beneficiario de los pagos realizados por el empleador, quien requiere este respaldo de costos, gastos y deducciones.

Sin embargo, el incumplimiento en la elaboración, emisión oportuna y correcta de estos comprobantes puede tener consecuencias negativas para las empresas. En primer lugar, los pagos realizados durante el año, derivados de relaciones laborales, legales o reglamentarias, no serán deducibles del impuesto sobre la renta si no se cuenta con el Soporte de Pago de Nómina Electrónica. Esto resulta en un mayor pago de impuesto de renta, lo cual afecta la rentabilidad y el flujo de efectivo de la empresa.

Además, el no cumplir con esta exigencia establecida por la Resolución 000013 de 2021 puede dar lugar a sanciones. Estas sanciones se aplicarán en casos donde no se reporte la nómina electrónica o cuando se presente con errores. Es importante resaltar que estas sanciones pueden tener un impacto económico significativo y afectar la reputación de la empresa.

No esperes más, contáctanos y conoce todos los beneficios que HKA Nómina tiene para ofrecerte.

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En Colombia para el año 2023 se contempla el ajuste de acuerdo al tipo de salario que tenga el empleado:

• Salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV): es el pago al que tiene derecho un trabajador con el fin de cubrir sus necesidades y la de su familia. El monto es definido en conjunto por: el gobierno Colombiano, representantes de los empleados y representantes de los trabajadores.

Se tiene definido que el salario mínimo aumente todos los años con el objetivo de que el trabajador no se vea afectado por la inflación y este aumento aplica de forma automática para aquellas personas que se encuentren devengando este monto sin necesidad de realizar algún tipo de acuerdo entre las dos partes.

El 28 de diciembre de 2022 se firma el Decreto 2213 del Ministerio del trabajo en donde se indica el aumento correspondiente al año 2023, el cual debe aplicarse a partir del 1 de enero de la siguiente forma:

• SALARIO MÍNIMO: Un millón ciento sesenta mil pesos ($1.160.000)- 16% 
• AUXILIO DE TRANSPORTE: Ciento cuarenta mil seiscientos seis pesos ($140.606) – 20%

• Trabajadores que devenguen más de 1 SMMLV: actualmente no se cuenta con una ley que establezca la obligación a los empleadores a realizar ajustes a aquellos trabajadores que devenguen más de un salario mínimo mensual. Por lo tanto, este ajuste y la medida en que sea aplicado, queda a discreción del empleador

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Los intereses de las cesantías deben ser pagados de forma obligatoria a más tardar el 31 de enero de 2023 por los empleadores a aquellos trabajadores que cuenten con un contrato del cual se derive un pago de nómina, independientemente que sea a  término fijo o indefinido. 

A continuación te explicamos cómo calcular este monto:

Interés de cesantías=  No. de días laborados X 0.12 X Cesantías totales por los días trabajados

                                                                            360 días

Se debe tener en cuenta que estos intereses deben ser pagados directamente a los trabajadores antes del 31 de enero de cada año ó en la fecha de retiro del trabajador.

Por consiguiente, se toma el saldo acumulado que el trabajador tenga por concepto de cesantías a esa fecha, y se le aplica el 12%, recordando que, si ese saldo acumulado no corresponde al año completo, ya sea porque inició contrato en el transcurso del año, o porque terminó el contrato antes de finalizar el año, se determina la respectiva proporción.

También es importante aclarar que este pago no aplica para quienes cuentan con un salario integral o trabajan bajo la modalidad de prestación de servicios

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El cargo ¿Cómo liquidar los intereses de las cesantías?  apareció primero en The Factory HKA Colombia.