Introducción a la Verificación del RUT: Guía para Verificar tu Estado Tributario

Realizar una consulta RUT (Registro Unico Tributario) es crucial para cualquier contribuyente en Colombia. Este proceso no solo asegura que estés al corriente con tus obligaciones fiscales, sino que también es vital para evitar problemas legales y mantener tus operaciones comerciales fluidas. Además, conocer el estado de tu RUT te permite planificar mejor cualquier interacción con las autoridades fiscales.

Consulta RUT: ¿Por Qué es Importante Verificarlo?

La verificación del RUT permite a individuos y empresas confirmar su estado actual ante la DIAN. Esto es fundamental para evitar sanciones y asegurarse de estar habilitado para llevar a cabo actividades económicas en el país. Sin una consulta de RUT adecuada, podrías enfrentarte a inconvenientes legales que afectarían tu negocio. Además, estar al día te ayuda a acceder a beneficios fiscales y a participar en licitaciones públicas.

Cómo Realizar tu Consulta de Forma Efectiva

1. Acceder al Portal de la DIAN

Visita el sitio oficial de la DIAN para consultar tu RUT. La plataforma en línea facilita el proceso, permitiéndote acceder a tu información fiscal desde cualquier lugar. Este portal está diseñado para ser intuitivo y seguro, asegurando que tu información personal esté protegida durante la consulta.

2. Seleccionar tu Tipo de Identificación

Para iniciar la consulta de RUT, es crucial seleccionar correctamente el tipo de identificación y proporcionar tu número de identificación. Este paso es clave para garantizar la precisión de la consulta del estado del RUT. Si tienes dudas sobre cuál identificación usar, la DIAN proporciona una guía detallada para ayudarte a elegir la correcta.

3. Revisar y Confirmar la Información

Asegúrate de que todos los datos ingresados sean correctos para garantizar una consulta RUT efectiva. Es esencial que revises bien la información para evitar errores en el proceso de verificación del RUT. Recuerda que cualquier error puede llevar a resultados incorrectos que complicarían tus trámites futuros.

4. Obtener el Resultado

Una vez confirmados los datos, el sistema mostrará si tu registro está activo, suspendido o cancelado. Este resultado te proporcionará una visión clara de tu estado fiscal y te permitirá tomar medidas si es necesario. Además, podrás descargar un certificado con el resultado de tu consulta, el cual puede ser requerido para trámites legales o comerciales.

Consulta RUT: Pasos a Seguir si Encuentras Problemas

Si tu estado del RUT no es activo, es crucial que actúes de inmediato. Deberás consultar el estado del RUT en las oficinas de la DIAN y llevar los documentos necesarios para resolver cualquier problema o actualizar tu información. Esta acción es importante para validar el RUT y asegurarte de que todo esté en orden.

Beneficios de la Aplicación Móvil de la DIAN

Utilizar la aplicación móvil de la DIAN para verificar el RUT por cédula es una excelente opción para quienes necesitan realizar consultas de RUT de forma regular. La app te permite consultar el estado de RUT desde cualquier dispositivo móvil, ofreciendo comodidad y seguridad.

Conclusión

Realizar una consulta RUT es más que un requisito; es una necesidad para mantener tu negocio en regla y tus actividades económicas seguras. Asegúrate de seguir estos pasos cuidadosamente para mantener tu estado de RUT actualizado y evitar cualquier contratiempo legal o fiscal.

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Seguramente, has escuchado acerca del RADIAN y quieres conocer de qué se trata. Esta plataforma diseñada y administrada por la DIAN, es un componente de la facturación electrónica en Colombia.

Pero exactamente, ¿Qué es? ¿Cuál es su relación con los títulos de valor? ¿Quiénes pueden hacer uso de dicha plataforma? ¿Cómo es el proceso de habilitación? Todas estas inquietudes las vamos a resolver en el siguiente artículo. ¡Acompáñanos e infórmate!

¿Qué es el RADIAN?

El RADIAN, es una plataforma administrada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la cual hace parte del sistema de facturación electrónica en el país. Allí es posible llevar a cabo el registro, consulta y trazabilidad de las facturas digitales de venta como título de valor, además de los eventos asociados a las mismas.

De ese modo, las facturas electrónicas que se registran en dicha plataforma pueden negociarse con aquellas instituciones que llevan a cabo operaciones de factoring en todo el país.

¿Qué conocemos como título de valor?

Ahora bien, es importante aclarar que se considera como título de valor. Este es un documento que simboliza un derecho de crédito, lo cual significa que existe una obligación de pago entre dos partes.

Cuando se genera una facturación electrónica de venta como título de valor, el comerciante tiene la posibilidad de traspasarla o negociarla con un tercero, con el fin de conseguir solvencia inmediata.

En cuanto al comprador, deberá asumir el pago de la factura en los plazos que haya acordado con el vendedor.

Requisitos para que una factura electrónica se considere como título de valor

Para que una factura electrónica sea reconocida como título de valor, debe dar cumplimiento a todos los requisitos tributarios y comerciales que se relacionan en la normativa comercial – Código de Comercio y Decreto 1074 de 2015. Aquí te mencionamos algunos de los más relevantes:

• Inclusión de los derechos que la factura incorpora
• Firma por parte de quién genera la factura
• Indicar fecha de vencimiento y fecha de recepción de la factura; en caso de omisión, se asume que el pago debe realizarse en los 30 días siguientes a la emisión
• El emisor (vendedor o prestador del servicio) debe dejar constancia en el original de la factura sobre el estado de pago y las condiciones de la transacción, si aplican
• Designarse como factura de venta
• Incluir los apellidos, nombre o razón social, y NIT del vendedor o proveedor del servicio
• Indicar los apellidos, nombre o razón social, y NIT del comprador de bienes o servicios, acompañado de la discriminación del IVA pagado
• Especificar la numeración consecutiva en la factura
• Fecha de expedición
• Describir de forma clara los productos vendidos o los servicios que han sido prestados
• Costo total de la operación
• Nombre o razón social y el NIT de quien imprime la factura
• Mención de la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas
• Firma de las partes involucradas en la transacción
• Tener la Aceptación Expresa a través de los eventos DIAN

¿Quiénes pueden utilizar la plataforma RADIAN?

La plataforma RADIAN se encuentra habilitada para todos las personas, negocios o entidades, que deseen hacer uso de las facturas electrónicas con título de valor al interior del territorio nacional.

Tipos de participantes que pueden habilitarse en RADIAN

Los participantes que pueden habilitarse en el RADIAN son los siguientes:

• Proveedores tecnológicos que se encuentran autorizados para la prestación de servicios de facturación electrónica.
• Empresas que hagan operaciones de factoring
• Personas naturales o jurídicas que figuren como facturadores electrónicos, pueden hacer la comercialización de las facturas de venta con pago a plazo, para ello deben registrar los eventos de la factura electrónica en plataforma del RADIAN.

Proceso de habilitación en RADIAN

Quienes se encuentren interesados en hacer su proceso de habilitación en el RADIAN, deben hacerlo a través de la página https://www.dian.gov.co/. Allí deben buscar la opción de factura electrónica y hacer la habilitación en eventos RADIAN.

Según lo que determina la DIAN, para llevar a cabo el proceso de habilitación en esta plataforma, es necesario disponer de un software para registrar eventos asociados a la factura electrónica de venta como título valor que cumpla con los requisitos establecidos en la Resolución 00085 de 2022.

También es importante mencionar, que los participantes en el RADIAN, se clasifican de forma directa e indirecta. A continuación, te mencionamos quiénes entran en cada categoría.

Participantes que operan de forma directa

El facturador electrónico puede operar de forma directa, si se encuentra autorizado por la DIAN y dispone de un software propio que se encuentre activo en el sistema de facturación electrónica.

Otros usuarios son los proveedores tecnológicos que previamente hayan sido habilitados en el Sistema de Facturación Electrónica, y que opten por llevar a cabo el registro de la facturación electrónica de venta como título de valor y los eventos asociados por medio del RADIAN.

Además, se encuentran las plataformas digitales de sistemas de negociación, las cuales cumplen el rol de intermediarios entre los propietarios legítimos y los posibles compradores de la factura electrónica de venta como título de valor. Estas deben estar habilitadas y disponer de un software propio.

Otro participante en esta categoría son las empresas que operan como Factor. Las personas jurídicas que cuentan con la capacidad para llevar a cabo actividades de compra de cartera con descuento, haciendo uso de recursos propios. Tienen que estar habilitados como facturadores electrónicos y contar con un software propio.

Participantes que operan de forma indirecta

Aquí también se encuentran los facturados electrónicos que cuentan con la habilitación en el Sistema de Facturación Electrónica, y buscan realizar el registro de facturación electrónica de venta como título de valor y los eventos asociados, por medio de “aliado” o “mandatario”, que previamente haya sido autorizado en RADIAN.

En The Factory somos un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN

Los proveedores tecnológicos son cruciales para llevar a cabo todos los procesos de facturación electrónica y el control de las transacciones de un negocio. ¿Estás buscando un aliado competente y autorizado por la DIAN?

Te contamos que en The Factory contamos con una experiencia de más de 10 años, ofreciendo soluciones integrales y avanzadas de facturación electrónica. Disponemos de un software robusto e intuitivo. ¡Agenda una asesoría personalizada y conoce más!

Conclusión

RADIAN, es una plataforma implementada por la DIAN, en la que es posible hacer el registro, consulta y trazabilidad de las facturas digitales de venta como título de valor. Son cuatro los tipos de participantes que pueden ser habilitados: Facturador electrónico, Proveedor tecnológico, Sistema de negociación y Factor (empresas que llevan a cabo actividades de compra de cartera o facturas vencidas).

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las ventajas de utilizar el RADIAN?

Algunos de los beneficios que aporta el RADIAN para los usuarios de facturación electrónica en Colombia son: Procesos ágiles de facturación y cobro, disminución de costos administrativos y operativos, mayor transparencia en las operaciones financieras y comerciales.

¿Dónde puedo consultar el proceso para acceder a RADIAN?

Puedes consultar toda la información de registro, uso y habilitación de esta plataforma, en el instructivo que tiene habilitado la DIAN.

¿Las operaciones de factoring se facilitan a través de Radian?

Así es. Debido a que todas las operaciones que se llevan a cabo sobre facturas electrónicas de venta como título de valor deben ser registradas en RADIAN, el emisor puede llevar a cabo la negociación y la venta respectiva.

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Los eventos DIAN, son eslabones cruciales en la cadena tributaria, pues definen los protocolos electrónicos que rigen la interacción entre emisores y receptores de facturas electrónicas, asegurando la validez legal de cada transacción.

En este artículo, vamos a profundizar sobre sus fundamentos, los tres componentes principales, la importancia que tienen para el cumplimiento normativo y las soluciones que te ofrecemos en The Factory HKA. ¡Toma decisiones informadas!

¿Qué son los eventos DIAN?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha implementado una serie de eventos clave dentro del marco de la facturación electrónica. Esto se estableció a través de la resolución número 0085 de 2022, en la que se declara lo siguiente:

“Se desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico correspondiente y se dictan otras disposiciones”.

Es decir, que posterior a esta normativa, la factura electrónica ya no solo es considerada como un soporte fiscal, sino también como un título de valor. Lo cual ha derivado en la creación de 3 eventos desde el 13 de julio del año 2022.

Los denominados Eventos DIAN, son los mensajes electrónicos de confirmación que se le deben dar a una factura electrónica (recibida) a crédito para poder soportar de costos y gastos dicha operación.

¿Cuáles son los 3 eventos DIAN?

Ya sabemos en qué consisten los eventos DIAN, pero ¿cuáles son? Pues aquí se encuentran: el acuse de recibo de la factura, el recibo del bien o prestación del servicio y la aceptación o reclamo expreso de la factura. A continuación, vamos a profundizar en sus conceptos:

Acuse de Recibo DIAN de la factura

El primer evento es el acuse de recibo, el cual se constituye como uno de los más importantes, pues confirma que la factura electrónica ha sido recibida por el receptor. Es un acto primordial para validar la entrega de la información fiscal y garantizar la trazabilidad del documento.

Sin embargo, es importante aclarar que este tipo de evento no es considerado como título de valor y no puede ser utilizado para soportar importes, deducciones o descuentos en impuestos.

Recibo del bien o prestación del servicio

El segundo evento permite certificar la recepción y validación efectiva del bien, producto o servicio asociado a la factura electrónica. Es crucial para cerrar el ciclo de la transacción y garantizar que el receptor ha obtenido lo que adquirió.

Aceptación o reclamo expresa de la factura

En este evento, el comprador manifiesta de manera clara su aceptación o reclamo respecto a la factura electrónica recibida.

Esta etapa permite resolver posibles discrepancias o errores en la documentación antes de que se consoliden como problemas fiscales. Además, es posterior a este evento que la factura se considera como título de valor.

Aceptación tácita de la factura

La aceptación tácita se produce cuando no hay una respuesta expresa por parte del comprador en un plazo máximo de 3 días hábiles a partir de la generación del segundo evento recibo del bien o prestación del servicio. Esta situación implica la conformidad automática del receptor con la factura emitida, consolidando la validez de la transacción.

Importancia de los eventos DIAN

Por un lado, los eventos DIAN son importantes debido a que permiten la identificación del estado de cada factura emitida, esto garantiza la transparencia, legalidad y eficiencia en las transacciones comerciales.

Por otro lado, se consolidan como un soporte de costos, descuentos e impuestos y se transforman en un título de valor que pueden ser objeto de negociación o utilizados para iniciar procesos legales en caso de falta de cumplimiento.

Beneficios de los eventos títulos de valor

• Reducción de riesgos legales: Los eventos DIAN disminuyen la posibilidad de litigios y disputas legales al establecer un registro electrónico claro y aceptado por ambas partes.
• Optimización de procesos: La automatización de la interacción entre emisores y receptores agiliza los procesos de facturación y recepción, optimizando recursos y tiempo.
• Cumplimiento normativo: Aseguran que las transacciones cumplan con los requisitos legales, evitando sanciones y respaldando la integridad fiscal.

En The Factory HKA proveemos soluciones de facturación electrónica

¿Te encuentras en búsqueda de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN y que dé cumplimiento a la normatividad vigente? Has llegado al lugar correcto. En The Factory, ofrecemos soluciones robustas de facturación electrónica.

A través de nuestra plataforma podrás hacer un seguimiento detallado de la recepción de cada una de las facturas, y evitar problemas legales que puedan afectar a tu negocio. Nuestro objetivo es brindarte una experiencia confiable y eficaz en la administración de tus documentos tributarios. ¡Contáctanos ahora!

Conclusión

Los eventos DIAN son un componente vital en el sistema de facturación electrónica colombiano. Estos procesos no solo optimizan las transacciones comerciales, sino que también brindan seguridad y transparencia a las partes involucradas.

Además, permiten que las facturas no solo sean consideradas como un soporte fiscal, sino que también tengan un título de valor. Esto ayuda a que puedan ser utilizadas como soporte de importes, deducciones e impuestos descontables.

Preguntas frecuentes

¿De qué forma se puede aceptar una factura electrónica?

La aceptación de la factura electrónica se debe llevar a cabo a través de algunos de los canales establecidos por la DIAN, los cuales son: software propio, software de un tercero autorizado por la DIAN o plataforma de la DIAN.

¿Qué significa la aceptación tácita de una factura?

La aceptación tácita implica que, si el receptor no expresa su aceptación o reclamo en un plazo de 3 días hábiles contados a partir de la generación del segundo evento Recibo del Bien o Prestación del Servicio, se considera que la factura es aceptada de manera automática.

¿Qué ocurre si se trata de una factura a crédito y el comprador no contribuye con su aceptación?

En caso de que ocurra dicha acción con una factura a crédito, el comprador no podrá recibir descuentos en las declaraciones de impuestos. Además, según la ley 1676 de 2013, podría ser objeto de una sanción por no colaborar con la libre circulación de las facturas de venta.

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Lo que debe saber sobre el Concepto Unificado DIAN 0106 del 19 de agosto del 2022, en el cual tocamos 8 puntos importantes a tener en cuenta a nivel empresarial y contable.

El cargo Lo que debes saber sobre el Concepto Unificado DIAN 0106 apareció primero en The Factory HKA Colombia.

Las notas de ajuste son documentos que permiten corregir, reemplazar o anular el documento soporte de nómina electrónica cuando se cometen errores aritméticos o de contenido. 

Ha existido confusión de acuerdo al plazo que se tiene para transmitir la nota de ajuste de la Nómina Electrónica, sin embargo como aparece en el Concepto DIAN 100208192-213 del 17 Febrero de 2022  se puede realizar el mes siguiente a la transmisión del documento original, esta información fue validada nuevamente este 19 de agosto en el Concepto Unificado de la DIAN.

A través de nuestra solución se pueden elaborar las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, las cuales se generan y transmiten para validación cumpliendo con lo indicado en el Art. 17 de la Resolución 000013 del 11 de febrero del 2021, así como se indica en los siguientes puntos: 

• Nota de ajuste de reemplazo o Tipo 1: permite aplicar cambios sobre el documento soporte de nómina electrónica ya generado. Este documento debe contener la siguiente información:

1. Estar denominado como Nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica
2. Consecutivo interno asignado por el obligado a generar y transmitir la nómina
3. Devengos, deducciones y diferencias. En estos puntos es donde se estarán realizando los cambios
4. CUNE de la nota de ajuste y CUNE del documento soporte de nómina electrónica que se reemplaza
5. Tipo de nota de ajuste, en este caso Tipo 1
6. Identificación del sujeto obligado a generar y transmitir la nómina así como la identificación del beneficiario del pago
7. Firma digital del sujeto obligado a generar y transmitir la nómina electrónica

• Nota de ajuste de eliminación o Tipo 2: permite eliminar por completo el documento soporte de nómina electrónica generado y transmitido para un empleado. Este tipo de documentos debe contener la siguiente información:

1. Estar denominado como Nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica
2. Consecutivo interno asignado por el obligado a generar y transmitir la nómina
3. CUNE de la nota de ajuste y CUNE del documento soporte de nómina electrónica que se reemplaza
4. Tipo de nota de ajuste, en este caso Tipo 2
5. Identificación del sujeto obligado a generar y transmitir la nómina.
6. Firma digital del sujeto obligado a generar y transmitir la nómina electrónica

Si deseas más información, te invitamos a visitar nuestro Canal de YouTube y ver nuestro Webinar: Todo lo que debes Saber de Nómina Electrónica.

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El cargo Conoce los detalles sobre las Notas de Ajuste de Nómina Electrónica apareció primero en The Factory HKA Colombia.

Es importante tener en cuenta que existen documentos que son generados por sujetos no obligados a expedir factura electrónica y que sirven para deducción de costos e impuestos, sin necesidad de que el adquirente genere un documento que soporte estas operaciones, estos documentos son los siguientes: 

1. Transporte de pasajeros cuando el servicio es entre áreas metropolitanas
2. Documento soporte de impuestos descontables por IVA pagado por los servicios financieros generado por Bancos
3. Extractos de fondos de inversión, cajas de compensación, sociedades fiduciarias, entre otros.
4. Servicios públicos domiciliarios. No aplica para telecomunicaciones, telefonía conmutada, telefonía móvil y telefonía de larga distancia
5. Boletas de espectáculos públicos. No aplica para Eventos Deportivos, Corridas de Toros, Circos con Animales, Desfiles,  Reinados, Ferias Artesanales, Atracciones Mecánicas

Si deseas más información, te invitamos a ver nuestro Webinar sobre el marco normativo del Documento Soporte en adquisiciones a no obligados a facturar electrónicamente, en nuestro canal de YouTube

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El documento soporte a adquisiciones a no obligados a facturar electrónicamente, es el documento que se usa para acreditar la compra de un bien o servicio. Debe generarlo el comprador cuando el proveedor no está obligado a expedir factura electrónica o documento equivalente

De acuerdo al artículo 4 de la Resolución 000167, el Documento soporte a adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar debe contener la siguiente información:

1. Estar identificado como Documento soporte a adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar
2. Tener la fecha de operación, la cual debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Incluir datos del vendedor y del adquiriente del bien o servicio
4. Incluir consecutivo autorizado por la DIAN
5. Descripción del bien o servicio
6. Total de la operación
7. Firma del que genera el documento
8. CUDS o Código único de documento soporte
9. Utilizar el formato XML reglamentado

Para más información te invitamos a ver nuestro Webinar: Documento Soporte Electrónico-Marco Legal, en nuestro Canal de YouTube.

Somos The Factory HKA Colombia, especialistas en Soluciones Fiscales. Si deseas más información sobre nuestra solución para Documento Soporte Electrónico en adquisiciones a no obligados a facturar electrónicamente puedes comunicarte a través de nuestros correos electrónicos: contacto_co@thefactoryhka.com o ventas_co@thefactoryhka.com

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La Resolución 000167, expedida por la DIAN en diciembre del 2021, sobre Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente cuenta con varios puntos claves que se deben tener en cuenta:

1. El documento o nota de ajuste debe contar con un CUDS: Código único documento soporte. Es un código alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca dicho documento. (artículo 1)
2. Las notas de ajuste deben ser usadas para la anulación o corrección del documento soporte en adquisiciones efectuadas a no facturadores.(artículo 1)
3. La DIAN realiza un proceso de validación del documento en donde se verifica que cumpla con las condiciones exigidas por la norma.
4. La generación y transmisión del documento soporte, puede realizarse uno a uno o de forma acumulada para un mismo proveedor (artículo 2)
5. Los sujetos que se encuentren habilitados como facturadores electrónicos, tendrán la opción de convalidar la información registrada en el proceso de habilitación (artículo 7)

Si desea conocer más información sobre Documento Soporte Electrónico en adquisiciones para no obligados a facturar, le invitamos a visitar nuestro Canal de YouTube en el que conseguirá la grabación de nuestro webinar: Documento Soporte Electrónico – Marco Legal.

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El cargo 5 Puntos claves de la Resolución 000167 sobre Documento Soporte en adquisiciones a no obligados a facturar apareció primero en The Factory HKA Colombia.

De acuerdo a la Resolución 00042 de mayo 2020, se tiene que los siguientes sujetos están:

Obligados a facturar electrónicamente

1. Responsables de IVA
2. Responsables del impuesto al consumo
3. Comerciantes, profesionales libres, ganaderos, agricultores
4. Comerciantes, importadores, prestadores de servicio
5. Tipógrafos y Litógrafos no responsables de IVA
6. Contribuyentes Régimen SIMPLE
7. Distribuidores Minoristas de Combustibles
8. Voluntarios Resolución 000042

No obligados a facturar electrónicamente

1. Bancos
2. Cooperativas no están obligados a expedir por las actividades asociadas a las operaciones financieras
3. Personas naturales no responsables de IVA, es decir aquellas que cumplen con la totalidad de los puntos establecidos en el Estatuto Tributario: Art 437 Parágrafo 3
4. Persona Natural no responsable de impoconsumo, es decir aquellas que cumplen con la totalidad de los puntos establecidos en el Estatuto Tributario: Art 512-13
5. Personas Jurídicas o Naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajero
6. Los empleados y pensionados siempre y cuando el 80% de sus ingresos provengan de la relación laboral

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El uso del correo electrónico para la recepción de documentos electrónicos con validación previa, se describe en la Resolución 000012 de febrero de 2021 (Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta-Versión 1.8). Una de las consideraciones más relevantes es que este correo electrónico es diligenciado de forma obligatoria en el Portal de Habilitación de la DIAN al momento de realizar el proceso de habilitación para factura electrónica.

A continuación se enumeran las características con las que debe cumplir la estructura del correo donde es enviado el documento electrónico, según el tipo de documento:

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